INVERTEK S.A.S., sociedad comercial por acciones constituida mediante documento privado de la Asamblea de Accionistas del día 25 de mayo de 2007, debidamente registrada e inscrita en la Cámara de Comercio de Bucaramanga para Santander el día 28 de mayo de 2007, en el libro 9, bajo el número 71113, identificada con el Nit. No. 900.152.099-5, dando cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, se permite informar a sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general, Titulares de los Datos Personales que se encuentran incluidos y/o que se incluirán en las bases de datos de INVERTEK S.A.S., y los cuales han sido y/o serán recolectados para el desarrollo de diversos procedimientos en desarrollo de su objeto social, lo siguiente:

1. El uso y manejo de los Datos Personales que se encuentran incluidos o que se incluirán en las bases de datos de INVERTEK S.A.S. se efectúa bajo estrictos estándares de responsabilidad y seriedad.

1. Los datos personales tales como: nombres y apellidos, número de identificación, género, fecha de nacimiento, dirección de residencia, números de teléfono y celular, correo electrónico, datos laborales, datos familiares y datos de formación académica de usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y del público en general de INVERTEK S.A.S., son utilizados para el cumplimiento del objeto social del mismo y específicamente para:

1. Prestar el servicio de compra, venta, importación y exportación de aceites, grasas y lubricantes derivados del petróleo, y la producción, transformación, compra y venta de artículos de consumo masivo y similares y todas las demás actividades de comercio propias de estos negocios.
2. Cumplir con los procesos relacionados con las compras de bienes, materiales y servicios requeridos por la empresa para su funcionamiento.
3. Adoptar medidas, metodologías y procedimientos orientados a evitar que la compra, venta, importación y exportación de aceites, grasas y lubricantes derivados del petróleo, y la producción, transformación, compra y venta de artículos de consumo masivo y similares y todas las demás actividades de comercio propias de estos negocios en que intervenga, puedan ser utilizadas, directa o indirectamente, como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación; o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas; o para el lavado de activos y/o la canalización de recursos de la realización de actividades terroristas; o para buscar el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
4. Ejecutar todos los actos y celebrar todos los contratos de asesoría, colaboración, administración, disposición, inversión, mutuo o garantía que guarden relación de medio a fin con el objeto social y todos aquellos que tengan como finalidad ejercer los derechos y cumplir las obligaciones legales o convencionales derivadas de su existencia y de las actividades desarrolladas por la compañía, dentro de los límites y parámetros establecidos por las normas del sector financiero.
5. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
6. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
7. Compartir con terceros que colaboran con INVERTEK S.A.S. y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información.
8. Realizar encuestas de satisfacción.
9. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre INVERTEK S.A.S. y el Titular.

1. Los mecanismos a través de los cuales son almacenados estos datos son seguros y garantizan la confidencialidad de los mismos, debido a que se cuenta con los medios tecnológicos idóneos para impedir el acceso a éstos por parte de terceros no autorizados.
2. Los Titulares de la información personal incluida en bases de datos, tienen los siguientes derechos respecto del tratamiento de la misma: (i) Conocer, actualizar y rectificar la información recogida; (ii) Solicitar, en cualquier momento, que su información sea rectificada, modificada, actualizada o eliminada; (iii) Solicitar prueba de la autorización emitida por el Titular, salvo lo previsto en la Ley 1581 de 2012; (iv) Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus datos personales; (v) Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; (vi) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos y su administración, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales; (vii) Acceder en forma gratuita a sus datos personales divulgados; y (viii) Exigir la confidencialidad y la reserva de la información suministrada.
3. En cumplimiento de la normatividad vigente, usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales y revocar la autorización por los medios de contacto que a continuación se enuncian:

• Correo electrónico: atencionalcliente@invertek.com.co
• Línea telefónica: 6837553, ext. 115.
• Domicilio principal: Carrera 34 W No. 71 – 25, bodega 52, sector Provincia de Soto 1, Bucaramanga (Santander).

1. Se solicita atentamente a todos los Titulares de la información que se registrará en las bases de datos de INVERTEK S.A.S., se sirvan autorizarla para realizar el tratamiento de sus datos personales, los cuales serán suministrados e incorporados en bases de datos y/o en documentos físicos y/o electrónicos de todo tipo, con los que cuenta INVERTEK S.A.S.
2. Para más información al respecto, por favor consulte la Política de Tratamiento de la información en la cartelera ubicada en el domicilio principal de la empresa: carrera 34 W No. 71 – 25, bodega 52, sector Provincia de Soto 1, Bucaramanga (Santander).

Atentamente,

INVERTEK S.A.S.

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CONTENIDO:

1. INTRODUCCIÓN.
2. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
3. DEFINICIONES.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
5. PRINCIPIOS ORIENTADORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
6. TITULARES Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
7. AUTORIZACIÓN.
8. DERECHOS DEL TITULAR.
9. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA.
10. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
11. DISPOSICIONES GENERALES.
12. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

1. INTRODUCCIÓN:

INVERTEK S.A.S., sociedad legalmente constituida, identificada con Nit. N° 900.152.099 – 5, con domicilio principal en la carrera 34 W No. 71 – 25, bodega 52, sector Provincia de Soto 1, Bucaramanga (Santander), correo electrónico: atencionalcliente@invertek.com.co, teléfono: 6837553, ext. 115; quien en adelante y para los efectos del presente documento se denominará LA EMPRESA, a través de su Representante Legal, se declara responsable de la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión y protección de los datos personales que ha recaudado en el desarrollo de su objeto social.

LA EMPRESA propenderá por la garantía y seguridad de todos los datos personales recopilados, cumpliendo con las directrices propuestas por la legislación nacional vigente y logrando que de esta manera todas las personas se sientan confiadas en la administración que ejerce LA EMPRESA sobre sus datos, por ello, nuestro compromiso es el adecuado manejo de los datos personales. Desde todos los procesos velamos por la confidencialidad de los datos, por contar con las herramientas tecnológicas idóneas para su almacenamiento y el buen uso de estos en función de darle la asesoría y el acompañamiento que nuestros clientes necesitan.

De acuerdo con lo anterior, y como responsables del tratamiento de la información de los titulares, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás disposiciones que las modifiquen, aclaren, adicionen o complementen, se expide la siguiente política que desarrolla los lineamientos del tratamiento de la información, especialmente los datos señalados por la normatividad como personales.

2. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

LA EMPRESA, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos personales, comprometido con la seguridad de la información personal sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y demás titulares, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, se permite expedir la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales.

En esta Política, LA EMPRESA detalla los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los datos personales de los Titulares, la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los titulares, el área responsable de atender las consultas, quejas y reclamos acerca del tratamiento de los datos personales, y el ejercicio de los derechos de los titulares.

LA EMPRESA, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, propenderá por recolectar datos personales, cuando surja la necesidad y cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular; e implementará medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos Personales, asegurándose que en todas las áreas de la organización que en el desarrollo de su proceso involucren datos de carácter personal, estos sean tratados de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad, antes mencionadas, y lo establecido en las políticas de la empresa, previniendo posibles sanciones legales.

3. DEFINICIONES:

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones que se esbozan a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  Son datos referidos a la identificación y localización, o contacto de una persona y que pueden están conformados por número de identificación, huella dactilar, y demás de los que pueda inferirse su identificación.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Cfr. Ley 1581 de 2012, artículo 3).
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
• Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.
• Habeas Data: Es el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a LA EMPRESA, en virtud de un contrato laboral.
• Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a LA EMPRESA, en virtud de una relación contractual/obligacional.
• Cliente: Toda persona natural o jurídica a la que se preste algún servicio, en virtud de una relación contractual/obligacional.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN:

La presente Política aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de LA EMPRESA y los encargados del tratamiento de los datos personales que obren en nombre de LA EMPRESA, de esta forma serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos en forma física y/o digital por la vinculación a cualquier producto o servicio ofrecido o cualquier relación contractual que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de LA EMPRESA, con las limitaciones y restricciones que la propia ley establece.

5. PRINCIPIOS ORIENTADORES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son los siguientes:

• Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos personales de las personas naturales que se encuentren en las bases de datos de LA EMPRESA, está sujeto a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las normas que la adicione, aclare o sustituya.
• Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de LA EMPRESA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de LA EMPRESA, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
• Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por LA EMPRESA debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al titular.

6. TITULARES Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

Con el fin de cumplir con el objeto social de la organización y las obligaciones adquiridas, LA EMPRESA realiza el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de los titulares que a continuación se describen, en virtud de la relación que se establezca entre el titular y LA EMPRESA, para las siguientes finalidades:

6.1. ASPIRANTES:

Datos personales:

• Datos suministrados en hojas de vida: Nombres y apellidos, número de documento de identidad, domicilio, dirección de residencia, teléfonos, dirección de correo electrónico, género, antecedentes académicos y laborales.
• Antecedentes disciplinarios y datos de multas e infracciones, vigencia de documentos de conducción.
• Perfil psicológico recopilado a partir de pruebas psicotécnicas y entrevistas.
• Intereses personales, situación familiar, y expectativas de vida.
• Informes médicos ocupacionales.
• Firmas físicas y/o digitales.
• Huellas físicas y/o digitales.
• Entre otros que se deriven del proceso de atracción, reclutamiento, promoción y selección de personal.

Finalidad:

• Incorporación y actualización de datos en bases de datos.
• Realizar trámites correspondientes con procesos de atracción, reclutamiento, promoción y selección de personal.
• Verificación de referencias y certificaciones laborales.
• Consultas de información de páginas oficiales de organismos públicos y privadas para identificar antecedentes disciplinarios, multas e infracciones de tránsito, vigencia de documentos de conducción.
• Consulta sobre validez de certificados de estudios.
• Identificación de habilidades y actitudes.
• Información relacionada con la aptitud del aspirante de acuerdo a su estado de salud.
• Verificación de la composición del núcleo familiar y análisis del entorno familiar y  social del aspirante.
• Entre otros aspectos requeridos con la selección del personal requerido por LA EMPRESA.

6.2. TRABAJADORES:

Datos personales:

• Nombres y apellidos, número, fecha, lugar y expedición de documento de identidad, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad, estado civil, tipo de sangre, domicilio, dirección de residencia, teléfonos, dirección de correo electrónico, género, antecedentes académicos y laborales.
• Copias de cédulas de ciudadanía, certificados académicos, certificados laborales.
• Hojas de vida entregadas durante su proceso de selección.
• Cargo, salario y rango salarial, ingresos.
• Certificaciones laborales, bancarias, y de cualquier entidad pública o privada allegada por el trabajador.
• Información de las personas a cargo y núcleo familiar: Número del documento de identidad, nombres completos, edad, Registro Civil de nacimiento, Registro Civil de matrimonio, declaraciones de Unión Marital, de Hecho, copias de documentos de identificación.
• Información de afiliación a fondos de empleados.
• Experiencia laboral.
• Número de cuentas Bancarias de nómina y nombre de la entidad financiera.
• Datos de créditos que se descuentan por libranza.
• Copia de licencia de conducción.
• Fotografías con fines de gestión de personal, evidencia de ejecución de actividades de la empresa y propósitos publicitarios en canales físicos y electrónicos.
• Soportes de afiliaciones a seguridad social del empleado y sus beneficiarios.
• Soporte de incapacidades físicas y en bases de datos digitales.
• Memorandos internos.
• Firmas digital y/o física.
• Huella digital y/o física.
• Diagnóstico y/o historia clínica. 
• Información que suministre por medio de correos electrónicos institucionales y personales.
• Videograbaciones y fotografías con evidencia de la ejecución de actividades de la empresa.
• Datos recopilados en procesos disciplinarios laborales: Declaraciones, fotos, documentos.
• Comunicaciones dirigidas por el trabajador a la empresa.
• Término de las incapacidades.
• Entre otros datos recolectados durante la relación laboral y gestión del personal.

Finalidad:

• Incorporación y actualización de datos en bases de datos.
• Vinculación y elaboración de contrato laboral, adendos u otrosi.
• Afiliación y aporte al Sistema de Seguridad Social y Cajas de Compensación.
• Apertura de cuentas bancarias para pago de nómina.
• Cancelar nómina y prestaciones sociales.
• Conocimiento del estado de salud de los trabajadores.
• Elaborar programas de prevención de riesgos laborales y promoción de la salud de los trabajadores.
• Control de entrega de dotación, EPP y demás elementos suministrados por la empresa.
• Gestionar actividades de capacitación con entes externos.
• Control de ingreso y salida de la empresa.
• Elaborar programas de formación.
• Controlar asistencia a actividades de la empresa.
• Mantener evidencia y realizar divulgación de la participación de los trabajadores en actividades organizadas por la empresa.
• Presentar reportes a entidades de vigilancia y control.
• Control y cobro de incapacidades.
• Brindar seguridad y bienestar al trabajador.
• Seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en LA EMPRESA.
• Registro de compromisos suscritos por el trabajador
• Gestión derivada de la relación contractual en el ejercicio de las funciones de los mismos.
• Ejecutar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.
• Realizar actividades y proyectos relacionados con los diferentes procesos de la organización.
• Elaboración de reportes de accidentes de trabajo.
• Evaluaciones de desempeño.
• Aplicación de normas y reglamentos de la empresa.
• Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial y/o laboral, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial, publicitario, y/o imperativo.
• Entre otros aspectos relacionados con la gestión del personal.

6.2.1. TRABAJADORES EN MISIÓN:

Datos personales:

• Nombres y apellidos, número, fecha, lugar y expedición de documento de identidad, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad, estado civil, tipo de sangre, domicilio, dirección de residencia, teléfonos, dirección de correo electrónico, género, antecedentes académicos y laborales.
• Copias de cédulas de ciudadanía, certificados académicos, certificados laborales.
• Hojas de vida entregadas por su empleador (E.S.T.)
• Cargo, salario y rango salarial, ingresos.
• Certificaciones laborales, bancarias, y de cualquier entidad pública o privada.
• Información de las personas a cargo y núcleo familiar: Número del documento de identidad, nombres completos, edad, Registro Civil de nacimiento, Registro Civil de matrimonio, declaraciones de Unión Marital, de Hecho, copias de documentos de identificación.
• Experiencia laboral.
• Copia de licencia de conducción.
• Fotografías con fines de gestión de personal, evidencia de ejecución de actividades de la empresa y propósitos publicitarios en canales físicos y electrónicos.
• Soportes de afiliaciones a seguridad social del empleado y sus beneficiarios allegados por su empleador (E.S.T.).
• Soporte de incapacidades físicas y en bases de datos digitales.
• Firmas digital y/o física.
• Huella digital y/o física.
• Diagnóstico y/o historia clínica en caso de ser allegada por el trabajador. 
• Información que suministre por medio de correos electrónicos institucionales y personales.
• Videograbaciones y fotografías con evidencia de la ejecución de actividades de la empresa.
• Comunicaciones dirigidas por el trabajador en misión a la empresa.
• Entre otros datos recolectados durante la relación laboral y gestión del personal.

Finalidad:

• Incorporación y actualización de datos en bases de datos.
• Estudiar el perfil del trabajador.
• Elaborar programas de prevención de riesgos laborales y promoción de la salud de los trabajadores.
• Control de entrega de dotación, EPP y demás elementos suministrados por la empresa.
• Realizar el pago por la prestación de sus servicios a su empleador (E.S.T.)
• Gestionar actividades de capacitación con entes externos.
• Control de ingreso y salida de la empresa.
• Controlar asistencia a actividades de la empresa.
• Mantener evidencia de las actividades organizadas por la empresa.
• Seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en LA EMPRESA.
• Ejecutar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.
• Realizar actividades y proyectos relacionados con los diferentes procesos de la organización.
• Colaborar con su empleador en la elaboración de reportes de accidentes de trabajo.
• Enviar a su empleador informe del cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial y/o laboral, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial, publicitario, y/o imperativo.

6.3. NÚCLEO FAMILIAR Y PERSONAS A CARGO DEL TRABAJADOR:

Datos Personales:

• Número, fecha, lugar y expedición de documento de identidad, nombres completos, edad, dirección de residencia, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad, estado civil, parentesco.
• Registro Civil de nacimiento, Registro Civil de matrimonio, declaraciones de unión marital, copias de documentos de identificación.
• Incapacidades y/o historia clínica. (En caso de la prueba de calamidad doméstica)

Finalidad:

• Incorporación y actualización de datos en bases de datos.
• Actualización de datos.
• Realizar visitas domiciliarias.
• Registros en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal.
• Datos de contacto.
• Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales.
• Inscripción a programas y/o actividades.

6.4. EX TRABAJADORES:

Datos Personales:

• Nombres y apellidos, número, fecha, lugar y expedición de documento de identidad, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad, estado civil, tipo de sangre, domicilio, dirección de residencia, teléfonos, dirección de correo electrónico, género, antecedentes académicos y laborales.
• Registro Civil de Defunción.
• Copias de cédulas de ciudadanía, certificados académicos, y certificados laborales.
• Contratos laborales.
• Número de cuentas de ahorro de nómina.
• Copia de licencia de conducción.
• Fotografías.
• Soportes de afiliaciones a seguridad social del empleado y sus beneficiarios.
• Soporte de Incapacidades físicas y en bases de datos digitales.
• Memorandos internos.
• Firmas digitales y/o físicas.
• Huellas digitales y/o físicas.
• Grabaciones de voz de llamadas telefónicas en canales de comunicación de la empresa.
• Información que suministre por medio de correos electrónicos.
• Datos recopilados en procesos disciplinarios: declaraciones, fotografías, documentos, etc.
• Comunicaciones dirigidas por el extrabajador a la empresa.
• Entre otra relacionada con el expediente laboral del ex trabajador.

Finalidad:

• Incorporación de datos en bases de datos.
• Suministrar al ex trabajador y a las entidades de vigilancia y control información relacionada con el periodo de vinculación del trabajador con la empresa.
• Expedición de certificaciones laborales.
• Pruebas en procesos judiciales.
• Entre otros relacionados que en el marco de la legislación vigente no prescriban con la desvinculación del mismo.

6.5. ACCIONISTAS:

Datos Personales:

• Nombres y apellidos, número, fecha, lugar y expedición de documento de identidad, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad, estado civil, tipo de sangre, domicilio, dirección de residencia, teléfonos, dirección de correo electrónico, género.
• Datos de aportes económicos realizado a favor de la sociedad.
• Declaraciones, decisiones y demás información suministrada en reuniones que será recopilada en actas.
• Comunicaciones dirigidas por el accionista a la empresa.
• Firmas digitales y/o físicas.
• Huellas digitales y/o físicas.
• Información tributaria.
• Entre otras relacionadas con la gestión de socios.

Finalidad:

• Incorporación y actualización de datos en bases de datos.
• Elaboración y reforma de estatutos.
• Elaboración de actas.
• Generar libro de accionistas.
• Suministrar información relacionada con actividades de la organización.
• Enviar información tributaria a las Entidades Financieras para la solicitud de créditos a favor de LA EMPRESA.
• Seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en LA EMPRESA.
• Entre otros fines que se deriven a partir de las directrices del código de comercio.

6.6. CLIENTES, REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTACTO:

Datos Personales:

• Nombres y apellidos, número, fecha, lugar y expedición de documento de identidad, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad, estado civil, tipo de sangre, domicilio, dirección de residencia, teléfonos, dirección de correo electrónico, género.
• Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
• Información financiera y comercial y reporte de comportamiento crediticio cuando se realizan estudios de crédito a los clientes.
• Solicitudes de crédito, autorización para firma pagaré y pagaré.
• Estado de cartera.
• Información tributaria.
• Análisis de hábitos de consumo.
• Nivel de satisfacción con los productos y servicios ofrecidos.
• Registro de quejas, solicitudes e inquietudes.
• Comunicados dirigidos por el cliente a la empresa.
• Firmas físicas y electrónicas.
• Grabaciones de videovigilancia.
• Grabaciones de voz de llamadas telefónicas en canales de comunicación de la empresa.
• Entre otros requeridos para la gestión comercial antes, durante y posterior al suministro de productos y servicios.

Finalidad:

• Incorporación y actualización de datos en bases de datos.
• Prestar el servicio de venta, importación y exportación de aceites, grasas y lubricantes derivados del petróleo, y la producción, transformación, compra y venta de artículos de consumo masivo y similares y todas las demás actividades de comercio propias de estos negocios.
• Adoptar medidas, metodologías y procedimientos orientados a evitar que la compra, venta, importación y exportación de aceites, grasas y lubricantes derivados del petróleo, y la producción, transformación, compra y venta de artículos de consumo masivo y similares y todas las demás actividades de comercio propias de estos negocios en que intervenga, puedan ser utilizadas, directa o indirectamente, como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación; o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas; o para el lavado de activos y/o la canalización de recursos de la realización de actividades terroristas; o para buscar el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
• Realizar la gestión comercial y la que se desarrolle en el marco de la prestación del servicio y/o venta de productos.
• Elaboración de contrato comercial adendos u otrosi.
• Proveer servicios y productos requeridos.
• Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el cliente.
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes.
• Gestión de cobro.
• Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios.
• Evaluar la calidad del servicio.
• Realizar estudios sobre hábitos de consumo.
• Realizar tareas de gestión administrativa.
• Seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en LA EMPRESA.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
• Compartir con terceros que colaboran con LA EMPRESA y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información.
• Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
• Entre otros aspectos relacionados con la gestión comercial.

6.7. PROVEEDORES, CONTRATISTAS, REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTACTO:

Datos Personales:

• Nombres y apellidos, número, fecha, lugar y expedición de documento de identidad, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad, estado civil, tipo de sangre, domicilio, dirección de residencia, teléfonos, dirección de correo electrónico, género, profesión, experiencia laboral.
• Copias de cédula de ciudadanía.
• Honorarios.
• Certificaciones bancarias, y de cualquier entidad pública o privada allegada por el contratista.
• Número de cuentas Bancarias y nombre de la entidad financiera.
• Copia de licencia de conducción.
• Fotografías.
• Nombre de la entidad de EPS y ARL a la cual se encuentra afiliado.
• Firma física y/o digital.
• Huella física y/o digital.
• Información tributaria.
• Motivo de visita.
• Nombres, apellidos y teléfono del contacto.
• Fecha de visita; hora ingreso y hora salida de la empresa.
• Referencias comerciales y personales del proveedor.
• Registro de evaluación de desempeño de los proveedores.
• Cotizaciones, facturas y cuentas de cobro.
• Soportes de afiliaciones y pago de seguridad social de contratistas y subcontratistas.
• Soportes de pagos de nómina de subcontratistas por parte de los contratistas.
• Información que suministre por medio de correos electrónicos institucionales y personales.
• Fotografías con evidencia de la ejecución de actividades de la empresa.
• Comunicaciones dirigidas por el proveedor  y contratistas a la empresa.
• Entre otras relacionadas con la gestión de suministros.

Finalidad:

• Incorporación y actualización de datos en bases de datos.
• Cumplir con los procesos relacionados con la compras de bienes, materiales y servicios requeridos por la empresa para su funcionamiento.
• Realizar registro y selección de proveedores.
• Solicitar portafolio de servicios y ofertas comerciales.
• Elaboración de contrato comercial adendos u otrosi.
• Verificar la afiliación y aporte al Sistema de Seguridad Social.
• Emisión de órdenes de compra.
• Realizar pagos derivados de la relación contractual.
• Realizar evaluación, reevaluación y auditoría a proveedores.
• Ejecutar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.
• Realizar tareas de gestión administrativa.
• Gestionar actividades de capacitación con entes externos.
• Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales.
• Seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en LA EMPRESA.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
• Entre otros aspectos relacionados con la gestión de los proveedores y contratistas.

6.8. APRENDICES, PRACTICANTES, ESTUDIANTES, AD HONOREM:

Datos Personales:

• Nombres y apellidos, número, fecha, lugar y expedición de documento de identidad, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad, estado civil, tipo de sangre, domicilio, dirección de residencia, teléfonos, dirección de correo electrónico, género.
• Comunicados dirigidos por el titular a la empresa.
• Número de cuentas Bancarias y nombre de la entidad financiera.
• Firmas físicas y/o digitales.
• Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales.
• Entre otros requeridos para la gestión administrativa.

Finalidad:

• Incorporación y actualización de datos en bases de datos.
• Vinculación y elaboración de contrato comercial, adendos u otrosi.
• Afiliación y aporte al Sistema de Seguridad Social y Cajas de Compensación.
• Apertura de cuentas bancarias para pago de retribuciones económicas.
• Cancelar retribución económica.
• Elaborar programas de prevención de riesgos laborales y promoción de la salud.
• Control de entrega de dotación, EPP y demás elementos suministrados por la empresa.
• Controlar asistencia a actividades de la empresa.
• Mantener evidencia y realizar divulgación de la participación de los Aprendices, Practicantes, Estudiantes, AD Honorem en actividades organizadas por la empresa.
• Presentar reportes a entidades de vigilancia y control.
• Brindar seguridad y bienestar.
• Gestión derivada de la relación contractual en el ejercicio de las funciones de los mismos.
• Ejecutar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.
• Realizar actividades y proyectos relacionados con los diferentes procesos de la organización.
• Elaboración de reportes de accidentes de trabajo.
• Aplicación de normas y reglamentos de la empresa.
• Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial y/o laboral, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial, publicitario, y/o imperativo.
• Entre otros aspectos relacionados con la gestión contractual.

6.9. EX APRENDICES, EX PRACTICANTES, EX ESTUDIANTES:

Datos Personales:

• Nombres y apellidos, número, fecha, lugar y expedición de documento de identidad, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad, estado civil, tipo de sangre, domicilio, dirección de residencia, teléfonos, dirección de correo electrónico, género.
• Comunicados dirigidos por el titular a la empresa.
• Contratos de aprendizaje.
• Número de cuentas de ahorro de aportes de apoyo y sostenimiento.
• Fotografías.
• Firmas digitales y/o físicas.
• Grabaciones de voz de llamadas telefónicas en canales de comunicación de la empresa.
• Soportes de afiliaciones a seguridad social del titular y sus beneficiarios.
• Soporte de Incapacidades físicas y en bases de datos digitales.
• Memorandos internos.
• Huellas digitales y/o físicas.
• Datos recopilados en procesos disciplinarios: declaraciones, fotografías, documentos, etc.
• Entre otros requeridos para la gestión administrativa.

Finalidad:

• Incorporación de datos en bases de datos.
• Suministrar al titular, a la institución de formación y a las entidades de vigilancia y control información relacionada con el periodo de vinculación del ex aprendiz, ex practicante o ex estudiante con la empresa.
• Expedición de certificaciones de periodos de práctica.
• Pruebas en procesos judiciales.
• Entre otros relacionados que en el marco de la legislación vigente no prescriban con la desvinculación del mismo.

6.10 COMUNIDAD EN GENERAL:

Datos Personales:

• Nombres completos  y apellidos.
• Números de documentos de identidad.
• Grabaciones de voz de llamadas telefónicas en canales de comunicación de la empresa.
• Comunicaciones dirigidas a la empresa.

Finalidad:

• Incorporación y actualización de datos en bases de datos.
• Seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en LA EMPRESA.
• Monitorear la calidad en el servicio con el público externo y entre usuarios internos
• En desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma.

7. AUTORIZACIÓN:

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de LA EMPRESA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos, motivo por el cual, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento. La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

Así pues, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

La autorización será gestionada por los representantes de LA EMPRESA y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. LA EMPRESA conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información. De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esta autorización no será necesaria cuando la información se refiera a: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos Públicos; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de LA EMPRESA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. LA EMPRESA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización de conformidad con el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

En relación con los datos recolectados antes de la expedición del presente manual, la empresa se ajustará a lo dispuesto en el artículo 10 del decreto 1377 de 2013.

a) Autorización para tratamiento de datos sensibles: Cuando se proceda a la recolección de datos sensibles, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser explícita y previa a la recolección del dato o a más tardar, concomitante con ella.
• Se debe informar al Titular expresamente que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información, salvo deber legal o contractual, o en los casos que establece el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

b) Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA): Cuando se proceda a la recolección de de niños, niñas y adolescentes, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser otorgada por los representantes de los NNA.
• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
• Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto  1377 de 2013. (Art. Decreto  1377 de 2013)

Una vez se ha obtenido la respectiva autorización, los titulares de los datos alcance de la presente política, reconocen que el suministro de sus datos personales es realizado de manera voluntaria teniendo en cuenta la característica de la relación de LA EMPRESA con cada uno de ellos, facultando a la misma para realizar su recolección y uso en los términos y finalidades definidos en la presente política.  Asimismo el titular reconoce su responsabilidad en suministrar datos completos y veraces y mantener la vigencia de los mismos.

8. DERECHOS DEL TITULAR:

De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
• Ser informado por la EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
• Ser informado de que no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. (Ley 1581 de 2012, artículo 8)

9. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA:

Sin perjuicio de los lineamientos que establece la presente política y la legislación vigente, son deberes de LA EMPRESA los siguientes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. (Ley 1581 de 2012, artículo 17)

10. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de LA EMPRESA provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de su objeto social, los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

El sitio web, las redes sociales, la línea de atención telefónica,  los contratos comerciales y laborales, entre otros, son los medios a través de los cuales LA EMPRESA obtiene los Datos Personales a los que hace referencia la presente Política.

Los Datos Personales recolectados por LA EMPRESA serán tratados de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, y exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política.

El Área de administración de LA EMPRESA será el área encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato o a los demás Interesados.

En todo tiempo el Titular o los interesados pueden contactarse con esta área para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE INFORMACIÓN PERSONAL DEL TITULAR:

1. Quien realice la solicitud de consulta de la información personal del titular, deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Acreditar que es el titular de los datos personales, causahabiente, y/o que se encuentra legitimado por el titular para realizar tal solicitud; ésta acreditación se hará presentando copia de los respectivos documentos de identidad y/o la autorización o poder autenticado.
• Indicar nombres y apellidos del titular e interesado.
• Número de identificación del titular e interesado.
• Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta.
• Documentos que considere soportan su consulta.
• Dirección de notificación física, y/o electrónico, y número de teléfono.
• Firma del peticionario

PARÁGRAFO: Si la consulta resulta incompleta o el interesado no acredita su calidad a la presentación de la misma, se requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses, desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1. La consulta se formulará por medios de contactos que a continuación se enuncian:

• Correo electrónico: atencionalcliente@invertek.com.co
• Línea telefónica: 6837553, ext. 115.
• Domicilio principal: Carrera 34 W No. 71 – 25, bodega 52, sector Provincia de Soto 1, Bucaramanga (Santander).

1. Cuando la persona quien reciba la consulta no sea la encargada, se contará con un (01) día hábil para dar traslado al área responsable; en tal caso el término estipulado en el literal d, empezará a transcurrir a partir de la entrega del mismo. 

1. La consulta será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, los cuales se empezarán a contar a partir del día siguiente a la fecha de recibido. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al interesado, se le expresarán los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se le otorgará respuesta, término que en ningún caso podrá superar los ocho (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. El área encargada hará seguimiento a los tiempos de respuesta, indicando en la base de datos la leyenda “consulta” o “caso cerrado”, cuando el trámite correspondiente haya sido decidido. 

PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS:

1. Quien presente reclamación, por considerar que la información contenida en una de las bases de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o por advertir el presunto incumplimiento de cualquiera  de los deberes contenidos en la presente política o en la normatividad que regule el tema, deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Acreditar que es el titular de los Datos personales, causahabiente, y/o que se encuentra legitimado por el titular para realizar tal solicitud; ésta acreditación se hará presentando copia de los respectivos documentos de identidad y/o la autorización o poder autenticado.
• Indicar nombres y apellidos del titular e interesado.
• Número de identificación del titular e interesado.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Documentos que considere soportan su reclamo.
• Dirección de notificación física, y/o electrónico, y número de teléfono.
• Firma del peticionario.

1. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses, desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1. El reclamo se formulará por medios de contactos que a continuación se enuncian:

• Correo electrónico: atencionalcliente@invertek.com.co
• Línea telefónica: 6837553, ext. 115.
• Domicilio principal: Carrera 34 W No. 71 – 25, bodega 52, sector Provincia de Soto 1, Bucaramanga (Santander).

1. Cuando la persona quien reciba el reclamo no sea la encargada, se contará con un (01) día hábil para dar traslado al área responsable; en tal caso el término estipulado en el literal e, empezará a transcurrir a partir de la entrega del mismo.   

1. La reclamación será atendida dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo a la fecha del recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informará al interesado los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se le otorgará respuesta, término que en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. El Área encargada hará seguimiento a los tiempos de respuesta, indicando en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” o “caso cerrado”, cuando el trámite correspondiente haya sido decidido. 

PARÁGRAFO: La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. (Art. 9, Decreto 1377 de 2013)

11. DISPOSICIONES GENERALES:

En el marco de los fines de uso de datos personales establecidos en la presente política, LA EMPRESA podrá permitir el acceso a sus bases de datos a terceros proveedores de productos y/o servicios, los cuales se encuentran obligados a almacenar, tratar, proteger y mantener la información que lleguen a conocer o a recopilar en el ejercicio de su labor, de forma confidencial y exclusiva para la cual el tercero fue contratado por la organización.

LA EMPRESA se reserva el derecho a modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente, que en éste caso será la cartelera ubicada en el domicilio principal de LA EMPRESA. En consecuencia, se recomienda a los titulares acercarse con frecuencia, para conocer sobre estos cambios.

12. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

La presente Política de Tratamiento de la Información, entra en vigencia desde el dos (02) de enero del 2018, la cual tendrá un periodo de vigencia de diez (10) años.

Atentamente,

INVERTEK S.A.S.